Koordinationsgruppe møde referat 2023

Haraldsted Allindemagle Lokalråd – møde i koordinationsgruppen

Onsdag den 4. januar 2023

Deltagere: Søren (Skee spejderne), Phillip (AIF), Mette (Allindelille Friskole), Frederik (Fredskovens plejegruppe), Mette (Haraldsted Allindemagle pastorat), Anne (Lokalrådet), Poul (Haraldsted Forsamlingshus), Lars (Haraldsted Allindemagle menighedsråd), Dorte (mødeleder og referant)

REFERAT:

Tak for stor opbakning – alle inviterede organisationer (undtagen Allindelille Børnehus) var til stede og udviste meget aktiv deltagelse og ansvarlighed. Der var også modtaget enkelte bidrag efter opslag om mødet på FB, hvilket var meget positivt.

Indledningsvist var der en god diskussion om formålet med koordinationsgruppen og den fælles oplevelse af behovet for koordination. Især organisationer, der retter aktiviteter mod børn og børnefamilier oplever at aktiviteter kommer til at blokere for hinanden.

Konkret er der i 2023 udsigt til at spejdernes sommerlejr og kirkens Bisseruplejr er sammenfaldende i uge 27, ligesom der er overvejelser om at der med udspring fra friskolen planlægges en ungdomsklub onsdag aften, hvilket er den dag spejderne har møde for den samme aldersgruppe. Alle var enige om behovet for tidligt i planlægning af aktiviteter at orientere sig i forhold til andre (konkurrerende) aktiviteter i området og tage kontakt og diskutere løsninger, der bedst imødekommer alle aktører.

Trods traditionen for at koordinationsgruppen mødes tidligt i januar har det været svært for nogle organisationer at lægge større arrangementer fast for det kommende år – hvorfor det kan være svært for andre at planlægge egne aktiviteter. Dette er særligt en udfordring i forhold til manglende kendskab til aktiviteter på friskolen, der som central spiller i området, har stor indflydelse på at andre organisationer kan få opbakning til deres aktiviteter. Mødet opfordrede Mette fra skolen til, at Friskolen datolægger aktiviteter, der traditionelt gennemføres på ca. samme tidspunkter hen over året: arbejdsdage, majfest, musical, lejrskoler, 1. skoledag, dimissionsfest. Fastlæggelse af disse arrangementer vil have stor betydning for andre organisationer, der herigennem vil få bedre mulighed for at lægge arrangementer på tidspunkter med bedst muligt grundlag for deltagelse.

Flere organisationer (spejderne, AIF, kirken) udtrykte ønske om at styrke dialogen med friskolen især friskolens ledelse med henblik på at forbedre samarbejde til glæde for såvel skolen, organisationer som området som helhed. Dette samarbejde har været udfordret i 2022 – hvilket alle dog havde stor forståelse for skyldtes det turbulente år Friskolen har haft grundet ændringer i ledelsen.

Fastlæggelse af datoer er som nævnt vigtigt for den praktiske anvendelse af oversigten i forbindelse med planlægning af nye arrangementer i løbet af året. Her er også tilgængeligheden af listen og opdatering af denne vigtig for den praktiske anvendelse. På mødet blev det besluttet at listen offentliggøres via AIF’s hjemmeside (planlisten/disken?) med en særskilt kalender og links fra FB. Philip vil introducere proces for tilgang og opdatering af listen, så organisationer selv kan vedligeholde deres andele.

Alle mødedeltagere præsenterede planer for det kommende år – der er samlet i efterfølgende oversigt. Alle bidragsydere til oversigten bedes kvalitetssikre oplysninger, tilføje yderligere arrangementer og fremsende relevante informationer til brug for offentliggørelse: Navn, dato, tidspunkt, mødested, tilmelding, ansvarlig organisation mv. Deadline for fremsendelse af informationer 20. januar til dorte@bangogbaggesen.dk

Det blev desuden besluttet at afholde et ekstra møde i koordinationsgruppen den 13. juni kl. 19 hos Skee Spejderne. Her er formålet at få opdateret datoer – optimalt for 2. halvår 2023 og indledende for 2024. Samtidig vil der være mulighed for at følge op på kommunikation og offentliggørelse via planlisten. På mødet vil vi også beslutte, hvorvidt områdets organisationer er interesseret i et projekt mhp. udarbejdelse af lokalrådsfolder – beskrivelse af området, organisationer, institutioner, kultur etc. Dorte tilbyder at være ankermand på et sådant projekt, men opbakning fra organisationer i området er en forudsætning for projektets succes.

Årsprogram – aktiviteter i Haraldsted Allindemagle lokalområde (inkl. tilføjelser modtaget efter mødet)

Poul Christensen havde fremsendt tilbud om afholdelse af foredrag ”Et landsbysamfund i forandring”. Haraldsted Forsamlingshus kontakter Poul Christensen mhp. nærmere aftale. Lars/Dorte kan evt. bistå med ansøgning om kommunale midler.